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Wie werden Shop und ERP-System eine Einheit?

Serie Teil I: Onlineshop und ERP-System – Stolpersteine auf dem Weg des Erfolgsduos

Vollständige Integration oder Schnittstellenanbindung

Soll ein Onlineshop in das bestehende ERP-System integriert werden, muss die Frage nach dem Integrationsmaß zwingend beantwortet werden. Dabei reichen die Möglichkeiten von einer einfachen Anbindung bis zur vollständigen Integration mit Echtzeitsynchronisierung. Welche Lösung die bessere ist, hängt vom jeweiligen Fall ab.

Verwirrung um die Begriffe Integration und Anbindung

Die Begriffe Integration und Anbindung – bezogen auf Software – werden im Praxisalltag oft Synonym verwendet. Das sorgt oft für Verwirrung. Dabei gibt es zwischen ihnen erhebliche Unterschiede.

Integration bezeichnet in der Regel eine engere Verzahnung, die einerseits für eine hoch abgestimmte Zusammenarbeit der Anwendungen sorgt; andererseits aber auch zu Abhängigkeiten und Funktionsstörungen zwischen den Programmen führen kann.

Bei einer Anbindung mittels einer Schnittstelle handelt es sich hingegen um eine lockerere Form der Zusammenarbeit. Die Gefahr für Abhängigkeiten und Konflikte ist hier nicht so groß, dafür lässt sich aber auch die Funktionalität zwischen den Anwendungen nicht so fein abstimmten.

Was haben menschliches Zusammenleben und technische Integration gemeinsam?

Um die Unterschiede zwischen technischer Integration und Anbindung besser zu veranschaulichen, könnten Formen des zwischenmenschlichen Umgangs und Zusammenlebens als Vergleich herangezogen werden. Leben mehrere Personen in einem Haushalt etwa als Familie zusammen, ist ihre Lebensweise stark verzahnt und damit integriert. Funktioniert das Familienleben gut, unterstützen sich alle gegenseitig im Alltag und nutzen dabei z. B. auch viele Haushaltsgeräte und -einrichtungen gemeinsam. So profitieren die Haushaltsmitglieder von Synergien, dazu gehören Aufwands- und Kosteneinsparungen. Auf der anderen Seite erfordert diese Lebensform auch mehr gegenseitige Rücksicht, die die individuellen Spielräume einschränken kann. Das Konfliktpotenzial ist dadurch tendenziell höher als etwa zwischen Menschen, die allein leben.

Ganz anders sieht es aus, wenn eine Familie Unterstützung von außen anfordert, um ein spezifisches Problem zu lösen. Es kann sich dabei um einen Babysitter, eine Putzhilfe oder einen Handwerker handeln. Diese Personen führen eine Dienstleistung schnell und unkompliziert – und im Idealfall zur vollsten Zufriedenheit der Auftraggeber aus – und verlassen anschließend wieder das Haus. Dadurch sind sie in ihrer Zeit- und Lebensgestaltung nur minimal von der Familie in Frage betroffen. Sie müssen nicht so anpassungsfähig sein, wie die Familienmitglieder untereinander, genießen aber auch nicht die Vorteile des Familienlebens.

Integration von Shop- und ERP-Lösungen: Vor- und Nachteile

Wenn ein ERP-System und ein Onlineshop miteinander enger integriert werden sollen, werden zwei Software-Komponenten zu einer Einheit verschmolzen. Sie greifen dann auf gemeinsame Daten zu – die etwa in einer Datenbank abgelegt sind. Das hat mehrere Vorteile: Zum einen sind die Daten zwischen ERP-System und Onlineshop immer auf dem aktuellen Stand. Gibt jemand einen neuen Datensatz in die ERP-Software ein – z. B. eine Preisänderung eines Artikels – werden die Daten (fast) sofort in die Onlineshop-Software übertragen. Umgekehrt wird auch der Verkauf eines Artikels im Onlineshop echtzeitnah an das ERP-System gemeldet.

Eine Shopping Experience deluxe entsteht, wenn Shop und ERP-System zusammenarbeiten.
Die ideale Integrationstiefe zwischen Shop und ERP-System hat maßgeblichen Einfluss auf die Customer Experience

Darüber hinaus entfallen beim integrierten System viele Kosten. Der Pflege- und Wartungsaufwand ist oft geringer, weil beide Bestandteile viele gemeinsame Komponenten und Standards nutzen.

Eine stärkere Integration bedeutet allerdings häufig ein wesentlich komplexeres Projekt, da viele Prozesse und mehrere IT-Systeme ideal aufeinander abgestimmt werden müssen. Das Projektmanagement kann unter Umständen – z.B., wenn nicht sauber durchgeführt – zu einem erheblichen Zeitverlust und hohen Kosten führen. Außerdem kann die Tiefe der Integration auch dazu führen, dass bei einer der Lösungen oder auch bei beiden Lösungen ein Teil der Funktionalität ausfällt bzw. eingeschränkt wird. Beispielsweise könnte eine Software immer wieder abstürzen, weil sie sich mit der anderen Software bei einem bestimmten Vorgang nicht abstimmen kann.

Anbindung mithilfe einer Schnittstelle: Vor- und Nachteile

Ganz anders sieht es aus, wenn eine Lösung durch eine Schnittstelle angebunden wird. Hier findet keine enge Integration statt. Die beiden Lösungen bleiben selbstständig und tauschen spezifische, im Voraus festgelegten Daten aus. Ein Onlineshop und ein ERP-System könnten so weitgehend ihre Selbstständigkeit behalten. Das kann sinnvoll sein, wenn der technische oder ökonomische Aufwand der Integration zu hoch oder der geschäftliche Nutzen gering ist. Denn Schnittstellen sind oft auf die geforderten Fähigkeiten ideal programmiert, kommen schlüsselfertig daher, fügen sich nahtlos ein und wurden in der Regel in zahlreichen Projekten erfolgreich umgesetzt, ohne dass das Rad jedes Mal neu erfunden werden musste. Hier können z.B. alle am Tage im Onlineshop verkauften Artikel – etwa durch Anklicken einer Taste – ins ERP-System übertragen werden. Anbindungstiefe und -umfang lassen sich natürlich auch abstufen. So kann es durchaus angebracht sein, dass die Daten nicht einmal am Tag, sondern mehrmals täglich oder sogar in kürzeren Zeitabständen aktualisiert werden.

Schlüsselfertige Schnittstellen sind für ihren Einsatzbereich maßgeschneidert.
Schlüsselfertige Schnittstellen sind für ihren Einsatzzweck maßgeschneidert

Ein wesentlicher Nachteil einer solchen Vorgehensweise ist die Zeitverzögerung. Diese kann dazu führen, dass falsche Entscheidungen aufgrund nicht aktueller Daten getroffen werden. Das kann zur Verärgerung seitens der Kunden und zu Umsatzverlusten führen. Beispielsweise könnte auf der Webseite des Onlineshops ein Artikel noch als ausverkauft angezeigt sein, wenn die neue Lieferung bereits eingetroffen ist. Andersherum könnte auf der Webshop-Seite angegeben sein, dass bestimmte Artikel vorrätig sind, während sie in Wirklichkeit nicht mehr auf Lager sind. Wenn dann z. B. der Kunde ein zum Kindergeburtstag bestelltes Fahrrad nicht pünktlich bekommt, werden dadurch die Kundenloyalität und die Shop-Bewertungen in Mitleidenschaft gezogen.

Anbindung vs. Integration: weitere Punkte, die es zu beachten gibt

Weil ERP-Software heute noch oft lokal betrieben wird, der Onlineshop dagegen öffentlich, agieren beide Systeme in unterschiedlichen Netzwerken. Sie unterliegen deswegen auch unterschiedlichen Sicherheitsstandards. Ein Onlineshop muss – weil wegen öffentlichem Betrieb mehr gefährdet – höhere Sicherheitsstandards erfüllen, als ein lokales ERP-System. Dazu kommen möglicherweise unterschiedliche Betriebssysteme, auf denen die ERP- und die Webshop-Software laufen. Darüber hinaus muss ein Webshop häufig an zusätzliche Services, wie z. B. einen Payment-Service Provider angebunden werden. Diese Unterschiede und Anforderungen können unter Umständen den Aufwand einer Integration deutlich erhöhen.

Bei einer Anbindung mittels einer Schnittstelle sollte man andererseits beachten, dass der Datenaustausch vom Shop und der ERP-Lösung zumeist einen Datenverkehr zwischen zwei eigenständigen Datenbanken voraussetzt. Die Datenübertragung sollte deswegen verschlüsselt werden.

Fazit

Grundsätzlich sollte man sich auch bewusst sein, dass es neben einer vollen Integration und einer losen Anbindung mehrere Zwischenstufen gibt. Die Wahl der Integrations- bzw. Anbindungstiefe sollte das optimale Verhältnis zwischen den erwarteten geschäftlichen Vorteilen und dem Aufwand bzw. dem Risiko im Zusammenhang mit der Umsetzung und dem Betrieb einer gegebenen Software-Lösung bestimmen. Unternehmen sollten also vor Projektstart sorgfältig evaluieren, welches Szenario entsprechend der etablierten Prozesse und der vorhandenen IT-Umgebung das passende ist. Gute Praxisbeispiele, technische Szenarien bis hin zu schlüsselfertigen Lösungen gibt es reichlich. Allein das einzig wahre und für alle Bedürfnisse perfekte Set-up ist nicht am Markt verfügbar. Das muss jedes Unternehmen für sich selbst erarbeiten.

Autor

Nicole Lipphardt OXID eSales AG

Nicole Lipphardt studierte Germanistik und Politikwissenschaft an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg. Über Umwege kam sie nach dem Studium zur Marketing Kommunikation bei GE Healthcare IT und später bei der Testo AG. Dort tauchte sie tief in die Facetten des Marketing ein. Ihre Leidenschaft für den redaktionellen Bereich lebt Nicole heute als Content Marketing Managerin bei der OXID eSales AG aus.

Neuer B2B Onlineshop von Sihl Direct Großformatdruck

Gastblog: Sihl Direct setzt neue Maßstäbe im B2B Online-Einkauf

Die Sihl Direct vertreibt mit ihren eigenständigen Vertriebsgesellschaften in Deutschland, den Niederlanden und der Schweiz die Produkte des international tätigen Spezialisten im Großformatdruck. Im Zuge der Digitalisierungsstrategie der Sihl Direct realisierte dotfly auf Basis der OXID Enterprise Edition drei B2B Online Shops für die drei Ländergesellschaften.

Tiefe ERP-Integration mit reibungslosen Datentransfers

Besonderes Augenmerk wurde hierbei auf die Integration in die Prozesse der Gesellschaften und somit auf eine umfassende bidirektionale Schnittstelle zum ERP‐System eEvolution gelegt.

Folgende Anforderungen waren hierbei zu erfüllen:

  • Die Möglichkeit für Vertriebsmitarbeiter, über ihren Benutzer-Account Einsicht in die Konten der Ihnen zugewiesenen Kunden zu erhalten, und mit deren Einverständnis
    auch Bestellungen durchführen zu können.
  • Die Implementierung einer flexiblen Suche mit intelligenten Vorschlägen und umfangreichen Facetten.
  • Die Integration eines spezifischen Systems zur Preisfindung für die Schweizer
    Landesgesellschaft.
  • Die Implementierung einer Live‐Bestandsabfrage an die API eines Zulieferers für Verbrauchsartikel der Sihl Direct Schweiz.

Außerdem mussten folgende Daten übertragen werden:

  • sämtliche Artikelstammdaten der Gesellschaften
  • Bestände, Nettolistenpreise, kundenspezifische Preise (die, sofern für einen Kunden hinterlegt, die Nettolistenpreise überschreiben)
  • Verbrauchsmaterialien und Drucker und deren Relationen zu den jeweils passenden Druckmedien
  • alle Kunden aus dem ERP‐System in den Shop
  • neu über den Shop registrierte Kunden ins ERP‐System
  • Bestellungen zum ERP‐System
  • kundenspezifisch zugewiesene Ansprechpartner im Innendienst
  • kundenspezifisch zugewiesene Außendienstmitarbeiter

Alle drei Gesellschaften führen hierbei ein eigenständiges Sortiment und eine eigenständige
Kundendatei. Die drei Shop‐Mandanten wurden somit im Standalone Modus angelegt.
Nach zwei technischen Workshops mit Sihl Direct und deren ERP‐Partner EXSO zum Projektstart galt es, umfangreiche Erweiterungen der OXID Shop Plattform zu realisieren.

Neuer B2B Onlineshop von Sihl Direct GroßformatdruckMehr B2B Kundenservice dank nahtloser Prozess- und ERP-Integration

Es wurde die Möglichkeit geschaffen, je Kunde individuelle Preise für einzelne Artikel zu hinterlegen. Dabei war sicherzustellen, dass, sofern kein kundenspezifischer Preis hinterlegt ist, immer der jeweilige Nettolistenpreis angewendet wird. Die Sihl Direct Schweiz hat im Gegensatz zu den beiden anderen Gesellschaften ein komplexeres Modell der Preisfindung in ihrem ERP abgebildet, das aufgrund der hohen Anzahl verschiedener Preis‐Artikel‐Kunden‐Relationen direkt im Shop implementiert wurde.

Die Schnittstellenimplementierung wurde auf Basis des OXID ERP SOAP Connectors durchgeführt. Hierfür wurden umfangreiche Erweiterungen des ERP Connectors realisiert und bestehende Methoden erweitert. Zahlreiche neue Plugins wurden erstellt, die Methoden zur Anlage, Löschung und Aktualisierung der neu geschaffenen Datenbank‐Entitys ermöglichen.

Die Suche wurde auf Basis von Elasticsearch und dem Modul OXSEARCH von marmalade realisiert und bezieht alle relevanten neu geschaffenen Datenmodelle mit ein.

Das Ergebnis: eine hochmoderne Shop-Umgebung

Es werden neue Maßstäbe für die Nutzer im B2B Shopping gesetzt. Die Systeme und Prozesse der drei Gesellschaften sind nahtlos integriert. So konnten – flankiert von ausgeweiteten Online Marketing Maßnahmen – gleichermaßen die Umsätze gesteigert und die Prozesse auf Seiten der Gesellschaften vereinfacht werden.

 

Autor
Tobias Müller, dotfly, Leiter Technology UnitTobias Müller arbeitet seit 2005 für dotfly und leitet seit 2009 die Unit Technology. dotfly ist eine inhabergeführte Digitalagentur aus Köln mit 30 Strategen, Designern, Developern und Online‐Marketers. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir umfassende digitale
Strategien und darauf basierende Lösungen. Wir setzen auf ein starkes Netzwerk und führende Technologiepartner. Unsere Kunden sind Institutionen, mittelständische Unternehmen und etablierte Marken ‐ darunter Bitburger, Hardeck, IW Medien, GLS Bank und die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA).

Gastblog: Mit Microsoft AX 2012 neue Wege im E-Commerce beschreiten

Stetige Informationen sind Anspruch und Bedürfnis moderner Kunden: 24 Stunden, 7 Tage die Woche. Eine zentrale Rolle spielt dabei ein gut integriertes E-Commerce-Portal. Es ist Chance und Herausforderung zugleich für Handelsunternehmen aller Art. Bieten Websites und Webshops doch Kunden eine optimale Plattform für eine selbständige Informationsversorgung. Dies bedeutet nicht nur Service am Kunden. Es entlastet auch bestehende Kundenkanäle wie den telefonischen Support oder den Verkaufsinnendienst.

Voraussetzung für den erfolgreichen Schritt in den E-Commerce

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Online-Vertriebskanals ist die reibungslose Anbindung des Shops an das Warenwirtschaftssystem eines Unternehmens. Durch eine automatische Übertragung aller relevanten Daten werden diese zentral verwaltet. So lassen sich Prozesse effizienter gestalten. Das spart Zeit und Geld. Und nur so ist es möglich, erfolgreich und kundenfreundlich zu wirtschaften.

Mit OXID4AX wird Microsoft Dynamics AX Anwendern eine umfassende Lösung für den Einstieg in den E-Commerce geboten. Die Optimierung und Verschlankung der Arbeitsprozesse des Webshop-Betreibers gewährleisten eine schnelle Amortisation von Investitionen in den Webshop.

Zusammenspiel Microsoft Dynamics AX und OXID eShop

Unternehmen, die bereits Microsoft Dynamics AX im Einsatz haben, lassen häufig viel Zeit und Ressourcen in die unternehmensspezifische Anpassung des Systems fließen. Daher steht bei OXID4AX eine Trennung der Systeme im Vordergrund. Dennoch erfolgt eine saubere Integration. Microsoft Dynamics AX und der OXID eShop bleiben eigenständig in ihrer Logik.

OXID eShop Schnittstelle in Microsoft Dynamics AXOXID4AX ist ein Add-On für Microsoft Dynamics AX. Darin inbegriffen sind der OXID eShop sowie die Schnittstelle OXAX für eine 100 %-ige Integration des Vertriebskanals in die Microsoft ERP-Lösung. Umfangreiche Stammdaten zu Produkten und Kunden werden zentral im ERP gepflegt und stehen dem Webshop sofort zur Verfügung. In Echtzeit erhalten Shopbesucher Informationen zu verfügbaren Artikeln und aktuellen Lagerbeständen.

Ein komplexes Thema beim Betreiben eines Shops ist die Preisgestaltung. Im Rahmen von OXID4AX sind sämtliche in Microsoft Dynamics AX verfügbaren Preisstrukturen an den Shop übertragbar. Damit sind sowohl B2C- als auch B2B-Kunden individuell ansprechbar. Ausgehandelte Konditionen werden automatisch berücksichtigt.

Zudem erfolgt eine Anpassung der vorhandenen Informationen im OXID eShop Kundenportal. Neben der Bestellhistorie sind sämtliche in Microsoft Dynamics AX generierten Rechnungen im PDF-Format verfügbar. Beides wird in Echtzeit aus dem ERP-System abgerufen. Das beinhaltet auch Bestellungen, die direkt in Microsoft Dynamics AX erfasst wurden. So bleibt der Kunde vollumfänglich über seine getätigten Bestellungen auf dem Laufenden.

Was ist mit OXID4AX noch möglich?

Die Standardlösung bietet bereits eine umfangreiche Integration von Shop und ERP. Doch durch die flexible Architektur beider Systeme sind Weiterentwicklungen möglich. Dank zahlreicher, frei verfügbarer Module kann man mit der rasanten technologischen Entwicklung problemlos Schritt halten.

Vorteile und Nutzen auf einen Blick

OX4AX_tabelleFazit

OXID4AX macht die Integration eines Shops ins Microsoft Dynamics AX zum Kinderspiel. Langwierige Implementierungsphasen gehören der Vergangenheit an. Der Mehrwert einer voll integrierten E-Commerce-Lösung liegt in der Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und langfristig im gesteigerten Umsatz. So wird der E-Commerce zum Erfolgsfaktor einer jeden Unternehmung.

Autor:

Anne-Rosenthal_blog_swAnne Rosenthal ist bei der ESYON GmbH die Spezialistin für Marketing und PMO. Bei der Entwicklung von OXID4AX war sie als PMO maßgeblich beteiligt und leistete mit der Evaluierung der Marktsituation die wesentliche Grundlage des Projektes. Als E-Commerce-Spezialistin betreut sie verschiedene Webanwendungen der ESYON GmbH aus Leipzig. Privat lebt sie ihren Beruf weiter und betreibt einen Blog rund um bunte Tassen, Familie und Leipzig.

 

Gastblog: Der neue Magura Onlineshop macht Geschäftskunden glücklich

Magura ist ein mittelständisches Unternehmen, unseren Firmensitz finden Sie im schwäbischen Bad Urach. „Hydraulics und Safety für Komfort und Sport“, lautet unser Motto. Seit über 120 Jahren stehen wir für technische Innovationen, höchste Sicherheit und Leidenschaft. Produkte von Magura finden Sie beispielsweise in Fahrrädern, eBikes oder Motorrädern. 2014 war es für uns an der Zeit, auf das sich verändernde Konsumverhalten unserer Geschäftskunden zu reagieren.

Bei Magura konzentrieren wir uns auf den Vertrieb über den Fachhandel, denn unsere Produkte sind sehr technisch und erklärungsbedürftig. Allerdings hat schon der typische Fahrradladen um die Ecke heute eine große Anzahl an Zulieferern, etwa für Verschleißteile wie Reifen und Bremsbeläge über Schutzbleche und Gangschaltungen bis hin zum kompletten Fahrrad. Aufgrund der vielen unterschiedlichen Standards ist eine sinnvolle Lagerhaltung für diese Fachhändler kaum möglich. Umso wichtiger ist es für sie, die benötigten Produkte schnell und unkompliziert online nachbestellen zu können.

OXID4SAP® ermöglicht nahtlose Integration und schnellen Go-Live

Für die Planung unserer Ressourcen setzen wir schon länger auf SAP®. Eines der Hauptkriterien auf der Suche nach einer E-Commerce-Plattform war deswegen ihre nahtlose Integration in das ERP-System. Denn mit unserem neuen Magura Onlineshop wollten wir sowohl intern als auch extern möglichst viele Prozesse automatisieren und vereinfachen. Dafür müssen für Geschäftskunden jedoch beispielsweise individuelle Preise, Lieferzeiten und Warenverfügbarkeit jederzeit im B2B-Onlineshop ersichtlich sein. Dies ist nur möglich, wenn SAP® und Shopsystem optimal miteinander kommunizieren.

OXID4SAPUnsere Wahl ist schließlich auf OXID4SAP® gefallen. Die schlüsselfertige Lösung hat den Programmieraufwand erheblich reduziert und somit die Projektumsetzung gewaltig beschleunigt. Von besonderer Bedeutung war dabei der „IntegrationMan“. Die SAP-zertifizierte Process Engine bietet eine Kombination aus vordefinierten SAP-Funktionsbausteinen und Adaptern, vorgefertigten Prozesstemplates sowie einer bewährten Integrationsplattform für die Echtzeit-Kommunikation zwischen SAP und OXID eShop. Bei mehreren tausend Kunden ist eine nahtlose Datenübermittlung zwischen den beiden Systemen Voraussetzung dafür, dass eine reibungslose und durchgängige Prozessautomatisierung vom Kunden zur auszuliefernden Ware gelingt. Aktuelle Änderungen müssen jederzeit sofort sichtbar sein, ein stündliches oder vielleicht tägliches Update reicht hier keinesfalls aus; Die nahtlose Integration unserer E-Commerce-Plattform in SAP® ermöglicht allerdings nicht nur eine Echtzeit-Kommunikation, zwischen den beiden Systemen. Ganz nebenbei hat die zentrale Datenverwaltung im SAP-System auch noch den manuellen Pflegeaufwand deutlich reduziert. Weniger Fehler durch händische Dateneingabe und verkürzte Prozesslaufzeiten sind die Folge.

Umsatz wächst rasend schnell

Bei unseren Geschäftskunden kommt der neue B2B-Onlinehop hervorragend an, denn er ermöglicht ihnen eine schnelle und unkomplizierte Bestellung. Obendrein bietet er ihnen ein Einkaufserlebnis, wie sie es aus ihrem privaten Umfeld gewohnt sind. Neben typischen Geschäftskundenfunktionen wie etwa Bestelllisten, einer Kaufhistorie oder der Nachverfolgung des Lieferstatus helfen beispielsweise Bilder und ausführliche Erklärungen in Form von PDFs oder Slideshows, unsere technisch anspruchsvollen Produkte besser zu verstehen. Bei besonders erklärungsbedürftigen Produkten gibt es sogar Tutorial-Videos auf YouTube, die sich großer Beliebtheit erfreuen. Ein Beispiel finden Sie hier: https://www.youtube.com/watch?v=Ho80uTcC7y4

Seitdem unser B2B-Onlineshop live ist, ist der Umsatz, den wir bei der Vertriebstochter von Magura mit ihm machen, auf 40 Prozent gestiegen. Diese Entwicklung hätten wir selbst nicht erwartet. Trotzdem peilen wir jetzt bereits den nächsten Meilenstein an: 50 Prozent.

Autor:

Daniel_Schuhmacher_swDaniel Schumacher ist Head of Technical Sales & Marketing bei der MAGURA Bike Parts GmbH & Co. KG. Seit 2012 verantwortet er in in dieser Position die E-Commerce-Strategie des Unternehmens. Sein Wirtschaftsingenieur Studium hat er an der ESB Business School in Reutlingen und der Kettering University in Michigan, USA, absolviert.