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Wie werden Shop und ERP-System eine Einheit?

Serie Teil I: Onlineshop und ERP-System – Stolpersteine auf dem Weg des Erfolgsduos

Vollständige Integration oder Schnittstellenanbindung

Soll ein Onlineshop in das bestehende ERP-System integriert werden, muss die Frage nach dem Integrationsmaß zwingend beantwortet werden. Dabei reichen die Möglichkeiten von einer einfachen Anbindung bis zur vollständigen Integration mit Echtzeitsynchronisierung. Welche Lösung die bessere ist, hängt vom jeweiligen Fall ab.

Verwirrung um die Begriffe Integration und Anbindung

Die Begriffe Integration und Anbindung – bezogen auf Software – werden im Praxisalltag oft Synonym verwendet. Das sorgt oft für Verwirrung. Dabei gibt es zwischen ihnen erhebliche Unterschiede.

Integration bezeichnet in der Regel eine engere Verzahnung, die einerseits für eine hoch abgestimmte Zusammenarbeit der Anwendungen sorgt; andererseits aber auch zu Abhängigkeiten und Funktionsstörungen zwischen den Programmen führen kann.

Bei einer Anbindung mittels einer Schnittstelle handelt es sich hingegen um eine lockerere Form der Zusammenarbeit. Die Gefahr für Abhängigkeiten und Konflikte ist hier nicht so groß, dafür lässt sich aber auch die Funktionalität zwischen den Anwendungen nicht so fein abstimmten.

Was haben menschliches Zusammenleben und technische Integration gemeinsam?

Um die Unterschiede zwischen technischer Integration und Anbindung besser zu veranschaulichen, könnten Formen des zwischenmenschlichen Umgangs und Zusammenlebens als Vergleich herangezogen werden. Leben mehrere Personen in einem Haushalt etwa als Familie zusammen, ist ihre Lebensweise stark verzahnt und damit integriert. Funktioniert das Familienleben gut, unterstützen sich alle gegenseitig im Alltag und nutzen dabei z. B. auch viele Haushaltsgeräte und -einrichtungen gemeinsam. So profitieren die Haushaltsmitglieder von Synergien, dazu gehören Aufwands- und Kosteneinsparungen. Auf der anderen Seite erfordert diese Lebensform auch mehr gegenseitige Rücksicht, die die individuellen Spielräume einschränken kann. Das Konfliktpotenzial ist dadurch tendenziell höher als etwa zwischen Menschen, die allein leben.

Ganz anders sieht es aus, wenn eine Familie Unterstützung von außen anfordert, um ein spezifisches Problem zu lösen. Es kann sich dabei um einen Babysitter, eine Putzhilfe oder einen Handwerker handeln. Diese Personen führen eine Dienstleistung schnell und unkompliziert – und im Idealfall zur vollsten Zufriedenheit der Auftraggeber aus – und verlassen anschließend wieder das Haus. Dadurch sind sie in ihrer Zeit- und Lebensgestaltung nur minimal von der Familie in Frage betroffen. Sie müssen nicht so anpassungsfähig sein, wie die Familienmitglieder untereinander, genießen aber auch nicht die Vorteile des Familienlebens.

Integration von Shop- und ERP-Lösungen: Vor- und Nachteile

Wenn ein ERP-System und ein Onlineshop miteinander enger integriert werden sollen, werden zwei Software-Komponenten zu einer Einheit verschmolzen. Sie greifen dann auf gemeinsame Daten zu – die etwa in einer Datenbank abgelegt sind. Das hat mehrere Vorteile: Zum einen sind die Daten zwischen ERP-System und Onlineshop immer auf dem aktuellen Stand. Gibt jemand einen neuen Datensatz in die ERP-Software ein – z. B. eine Preisänderung eines Artikels – werden die Daten (fast) sofort in die Onlineshop-Software übertragen. Umgekehrt wird auch der Verkauf eines Artikels im Onlineshop echtzeitnah an das ERP-System gemeldet.

Eine Shopping Experience deluxe entsteht, wenn Shop und ERP-System zusammenarbeiten.
Die ideale Integrationstiefe zwischen Shop und ERP-System hat maßgeblichen Einfluss auf die Customer Experience

Darüber hinaus entfallen beim integrierten System viele Kosten. Der Pflege- und Wartungsaufwand ist oft geringer, weil beide Bestandteile viele gemeinsame Komponenten und Standards nutzen.

Eine stärkere Integration bedeutet allerdings häufig ein wesentlich komplexeres Projekt, da viele Prozesse und mehrere IT-Systeme ideal aufeinander abgestimmt werden müssen. Das Projektmanagement kann unter Umständen – z.B., wenn nicht sauber durchgeführt – zu einem erheblichen Zeitverlust und hohen Kosten führen. Außerdem kann die Tiefe der Integration auch dazu führen, dass bei einer der Lösungen oder auch bei beiden Lösungen ein Teil der Funktionalität ausfällt bzw. eingeschränkt wird. Beispielsweise könnte eine Software immer wieder abstürzen, weil sie sich mit der anderen Software bei einem bestimmten Vorgang nicht abstimmen kann.

Anbindung mithilfe einer Schnittstelle: Vor- und Nachteile

Ganz anders sieht es aus, wenn eine Lösung durch eine Schnittstelle angebunden wird. Hier findet keine enge Integration statt. Die beiden Lösungen bleiben selbstständig und tauschen spezifische, im Voraus festgelegten Daten aus. Ein Onlineshop und ein ERP-System könnten so weitgehend ihre Selbstständigkeit behalten. Das kann sinnvoll sein, wenn der technische oder ökonomische Aufwand der Integration zu hoch oder der geschäftliche Nutzen gering ist. Denn Schnittstellen sind oft auf die geforderten Fähigkeiten ideal programmiert, kommen schlüsselfertig daher, fügen sich nahtlos ein und wurden in der Regel in zahlreichen Projekten erfolgreich umgesetzt, ohne dass das Rad jedes Mal neu erfunden werden musste. Hier können z.B. alle am Tage im Onlineshop verkauften Artikel – etwa durch Anklicken einer Taste – ins ERP-System übertragen werden. Anbindungstiefe und -umfang lassen sich natürlich auch abstufen. So kann es durchaus angebracht sein, dass die Daten nicht einmal am Tag, sondern mehrmals täglich oder sogar in kürzeren Zeitabständen aktualisiert werden.

Schlüsselfertige Schnittstellen sind für ihren Einsatzbereich maßgeschneidert.
Schlüsselfertige Schnittstellen sind für ihren Einsatzzweck maßgeschneidert

Ein wesentlicher Nachteil einer solchen Vorgehensweise ist die Zeitverzögerung. Diese kann dazu führen, dass falsche Entscheidungen aufgrund nicht aktueller Daten getroffen werden. Das kann zur Verärgerung seitens der Kunden und zu Umsatzverlusten führen. Beispielsweise könnte auf der Webseite des Onlineshops ein Artikel noch als ausverkauft angezeigt sein, wenn die neue Lieferung bereits eingetroffen ist. Andersherum könnte auf der Webshop-Seite angegeben sein, dass bestimmte Artikel vorrätig sind, während sie in Wirklichkeit nicht mehr auf Lager sind. Wenn dann z. B. der Kunde ein zum Kindergeburtstag bestelltes Fahrrad nicht pünktlich bekommt, werden dadurch die Kundenloyalität und die Shop-Bewertungen in Mitleidenschaft gezogen.

Anbindung vs. Integration: weitere Punkte, die es zu beachten gibt

Weil ERP-Software heute noch oft lokal betrieben wird, der Onlineshop dagegen öffentlich, agieren beide Systeme in unterschiedlichen Netzwerken. Sie unterliegen deswegen auch unterschiedlichen Sicherheitsstandards. Ein Onlineshop muss – weil wegen öffentlichem Betrieb mehr gefährdet – höhere Sicherheitsstandards erfüllen, als ein lokales ERP-System. Dazu kommen möglicherweise unterschiedliche Betriebssysteme, auf denen die ERP- und die Webshop-Software laufen. Darüber hinaus muss ein Webshop häufig an zusätzliche Services, wie z. B. einen Payment-Service Provider angebunden werden. Diese Unterschiede und Anforderungen können unter Umständen den Aufwand einer Integration deutlich erhöhen.

Bei einer Anbindung mittels einer Schnittstelle sollte man andererseits beachten, dass der Datenaustausch vom Shop und der ERP-Lösung zumeist einen Datenverkehr zwischen zwei eigenständigen Datenbanken voraussetzt. Die Datenübertragung sollte deswegen verschlüsselt werden.

Fazit

Grundsätzlich sollte man sich auch bewusst sein, dass es neben einer vollen Integration und einer losen Anbindung mehrere Zwischenstufen gibt. Die Wahl der Integrations- bzw. Anbindungstiefe sollte das optimale Verhältnis zwischen den erwarteten geschäftlichen Vorteilen und dem Aufwand bzw. dem Risiko im Zusammenhang mit der Umsetzung und dem Betrieb einer gegebenen Software-Lösung bestimmen. Unternehmen sollten also vor Projektstart sorgfältig evaluieren, welches Szenario entsprechend der etablierten Prozesse und der vorhandenen IT-Umgebung das passende ist. Gute Praxisbeispiele, technische Szenarien bis hin zu schlüsselfertigen Lösungen gibt es reichlich. Allein das einzig wahre und für alle Bedürfnisse perfekte Set-up ist nicht am Markt verfügbar. Das muss jedes Unternehmen für sich selbst erarbeiten.

Autor

Nicole Lipphardt OXID eSales AG

Nicole Lipphardt studierte Germanistik und Politikwissenschaft an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg. Über Umwege kam sie nach dem Studium zur Marketing Kommunikation bei GE Healthcare IT und später bei der Testo AG. Dort tauchte sie tief in die Facetten des Marketing ein. Ihre Leidenschaft für den redaktionellen Bereich lebt Nicole heute als Content Marketing Managerin bei der OXID eSales AG aus.

Elektro Wandelt Relaunch

Die 5 wichtigsten Erfolgsfaktoren für den B2B Commerce

Noch vor dem Jahr 2020 soll der deutsche E-Commerce-Markt ein Volumen von über 70 Mrd. Euro erreichen (Beratungsgesellschaft Arthur D. Little (ADL) und der eco-Verband der Internetwirtschaft). Dabei gilt der B2B-Sektor als Umsatztreiber mit einem Anteil von heuer etwa 35 Mrd. Euro und einer durchschnittlichen Zuwachsrate von 15%.

Der B2B-Handelszug rollt und nimmt die digitale Schiene

Auch der bisher zurückhaltende Großhandel und die Industrie springen nun auf den E-Commerce-Zug auf. Das sind Unternehmen, die teilweise seit Generationen erfolgreich am Markt sind. Sie müssen nun fürchten, im Wettlauf um digitale Anteile das Nachsehen zu haben. Mehr Umsatz dank E-Commerce lautet die Parole. Eine eigene E-Commerce-Plattform verspricht neue Kunden bei überschaubarer Investition. So der oberflächliche Blick nach einer ersten groben Einschätzung der Sachlage.

1. Prozesse im Unternehmen kritisch unter die Lupe nehmen!

Dabei offenbart sich der eigentliche Vorteil eines B2B Shops meist erst auf den zweiten Blick: Eine Bündelung und Digitalisierung zu schlanken, automatisierten Prozessen! Viele Unternehmen haben gewachsene und etablierte Strukturen, die mangels Strategie und zahlreicher Erweiterungen teilweise uneinheitlich, schwer steuerbar und zeit- und nervenraubend sind. Ein perfekter Hebel, um Zeit und Kosten zu sparen. Mit der Einführung eines Onlineshops kommt außerdem DIE Gelegenheit, unternehmenseigene Prozesse neu zu definieren und ressourcenintensive Abläufe aufzudecken und glattzuziehen.

Voss Edelstahl

Voß Edelstahl zeigt eindrucksvoll, wie ein B2B Shop Mehrwert schafft.

2. E-Commerce ist keine Insel!

Doch das Versprechen ‚Umsatz rauf – Kosten runter‘ hat eine oft unterschätzte Wahrheit im Gepäck: Ohne die anderen Systeme geht es nicht. Zwei Dinge sind nötig, damit die Integration gelingt: Ein schlüssiges Gesamtkonzept und eine gute Datenqualität. Wenn die Datenqualität und der Austausch mit der restlichen IT nicht stimmen, ist allein mit einem weiteren Instrument nichts gewonnen.

Die Daten müssen in hoher Qualität vorliegen, zentral gepflegt und verwaltet werden. Duplikationen und verteilte Datensilos erfordern einen hohen Koordinationsaufwand. Das kostet Zeit und Ressourcen. Fast immer hat der User dabei das Nachsehen. Informationen sind nicht aktuell, einheitlich oder sogar fehlerhaft, der Mehrwert ist dadurch gering.

3. Das ERP-System ist King!

Für den B2B Shop sind CMS und PIM wichtige Systeme, um Produkt- und Katalogdetails anschaulich zu präsentieren. Das sind Texte, Bilder, Videos, Zusatzmaterialien zum Download oder Sharing. Doch der wichtigste Input kommt aus dem ERP-System. Die nahtlose Integration zwischen ERP und Shop sind Grundvoraussetzung dafür, dass Informationen nahezu in Echtzeit in beiden Systemen verfügbar sind (siehe auch OXID4SAP, OXID4AX und OXID4NAV).

Das ERP spielt in der Regel alle transaktionsrelevanten Artikel- und Bestandsinformationen in den Shop. Das Management von verkaufsfördernden Maßnahmen kann ebenfalls aus dem ERP kommen oder einfach losgelöst im Onlineshop erfolgen. Die transaktionsrelevanten Bestelldaten werden nach dem Kaufabschluss wiederum an das ERP übergeben. Der Shopbetreiber kann somit entscheiden, welche Informationen in welchem System benötigt und gepflegt werden sollen. Eine vollständige Steuerung der Onlineshop-Prozesse aus dem ERP ist genauso möglich, wie eine schlanke Anbindung, die ausschließlich Transaktionsdaten übermittelt.

4. Patentrezept? Fehlanzeige, den eigenen Weg finden!

Wer den harten Bruch scheut und die klassischen Bestellwege behalten möchte kann auch das reibungslos abbilden – und liegt voll im Trend. Heute betreiben rund 75 % der deutschen Unternehmen Procurement und Absatz im Wesentlichen über Internet-basierte Prozesse und E-Commerce-Lösungen (laut ADL und eco-Verband). Beim E-Procurement werden Eingänge über EDI oder Fax und OCR ebenfalls digitalisiert und in das System integriert. Solche Prozesse können in den unterschiedlichsten Branchen die verschiedensten Ausprägungen haben. Ein allgemeingültiges Patentrezept gibt es nicht. Es gilt, die verschiedenen Optionen durchzugehen und für sich selbst den geeigneten Weg zu finden, ggf. mit einer kompetenten Beratung an der Seite.

5. Numme net huddle, oder: sich an der richtigen Stelle Zeit nehmen!

In Zeiten des digitalen Wandels, in denen sich ein Großteil der Handelsprozesse in das Internet verlagert, ist ein eigenes E-Commerce-Angebot fast unumgänglich. Wir sehen zunehmend mehr digitale Vertriebslösungen und B2B Shops auf dem E-Commerce-Parkett. Sie müssen den Vergleich mit den hohen Standards heutiger B2C Shops nicht scheuen. Das beweisen z.B. Unternehmen wie Voß Edelstahl, das sich auch im Internet als Partner des Handels sieht. Mehr Informationen zum Projekt finden Sie bei unserem Partner top concepts.

Nehmen Sie sich Zeit für Sorgfalt und eine geeignete Strategie. Dann sind Sie wettbewerbsfähig und bekommen spürbar mehr Effizienz. Wenn Datenqualität und Kommunikation zwischen den Systemen stimmen, schöpfen Sie das ganze Potenzial des B2B Shops aus. Die oben beschriebenen Prozesse sind erfolgskritisch und sollten gemeinsam mit einem Experten passgenau konzipiert und umgesetzt werden. Außerdem zahlen sich hier praxiserprobte, qualitativ hochwertige und erweiterbare Systeme aus, die als Basis-Set mit großem Funktionsumfang aufwarten.

 

B2B Shopsystem-Vergleich

 

Autor:
Nicole Lipphardt OXID eSales AGNicole Lipphardt studierte Germanistik und Politikwissenschaft an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg. Über Umwege kam sie nach dem Studium zur  Marketing Kommunikation bei GE Healthcare IT und später bei der Testo AG. Dort tauchte sie tief in die Facetten des Marketing ein. Ihre Leidenschaft für den redaktionellen Bereich lebt Nicole heute als Content Marketing Managerin bei der OXID eSales AG aus.

Gastblog: Mit Microsoft AX 2012 neue Wege im E-Commerce beschreiten

Stetige Informationen sind Anspruch und Bedürfnis moderner Kunden: 24 Stunden, 7 Tage die Woche. Eine zentrale Rolle spielt dabei ein gut integriertes E-Commerce-Portal. Es ist Chance und Herausforderung zugleich für Handelsunternehmen aller Art. Bieten Websites und Webshops doch Kunden eine optimale Plattform für eine selbständige Informationsversorgung. Dies bedeutet nicht nur Service am Kunden. Es entlastet auch bestehende Kundenkanäle wie den telefonischen Support oder den Verkaufsinnendienst.

Voraussetzung für den erfolgreichen Schritt in den E-Commerce

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Online-Vertriebskanals ist die reibungslose Anbindung des Shops an das Warenwirtschaftssystem eines Unternehmens. Durch eine automatische Übertragung aller relevanten Daten werden diese zentral verwaltet. So lassen sich Prozesse effizienter gestalten. Das spart Zeit und Geld. Und nur so ist es möglich, erfolgreich und kundenfreundlich zu wirtschaften.

Mit OXID4AX wird Microsoft Dynamics AX Anwendern eine umfassende Lösung für den Einstieg in den E-Commerce geboten. Die Optimierung und Verschlankung der Arbeitsprozesse des Webshop-Betreibers gewährleisten eine schnelle Amortisation von Investitionen in den Webshop.

Zusammenspiel Microsoft Dynamics AX und OXID eShop

Unternehmen, die bereits Microsoft Dynamics AX im Einsatz haben, lassen häufig viel Zeit und Ressourcen in die unternehmensspezifische Anpassung des Systems fließen. Daher steht bei OXID4AX eine Trennung der Systeme im Vordergrund. Dennoch erfolgt eine saubere Integration. Microsoft Dynamics AX und der OXID eShop bleiben eigenständig in ihrer Logik.

OXID eShop Schnittstelle in Microsoft Dynamics AXOXID4AX ist ein Add-On für Microsoft Dynamics AX. Darin inbegriffen sind der OXID eShop sowie die Schnittstelle OXAX für eine 100 %-ige Integration des Vertriebskanals in die Microsoft ERP-Lösung. Umfangreiche Stammdaten zu Produkten und Kunden werden zentral im ERP gepflegt und stehen dem Webshop sofort zur Verfügung. In Echtzeit erhalten Shopbesucher Informationen zu verfügbaren Artikeln und aktuellen Lagerbeständen.

Ein komplexes Thema beim Betreiben eines Shops ist die Preisgestaltung. Im Rahmen von OXID4AX sind sämtliche in Microsoft Dynamics AX verfügbaren Preisstrukturen an den Shop übertragbar. Damit sind sowohl B2C- als auch B2B-Kunden individuell ansprechbar. Ausgehandelte Konditionen werden automatisch berücksichtigt.

Zudem erfolgt eine Anpassung der vorhandenen Informationen im OXID eShop Kundenportal. Neben der Bestellhistorie sind sämtliche in Microsoft Dynamics AX generierten Rechnungen im PDF-Format verfügbar. Beides wird in Echtzeit aus dem ERP-System abgerufen. Das beinhaltet auch Bestellungen, die direkt in Microsoft Dynamics AX erfasst wurden. So bleibt der Kunde vollumfänglich über seine getätigten Bestellungen auf dem Laufenden.

Was ist mit OXID4AX noch möglich?

Die Standardlösung bietet bereits eine umfangreiche Integration von Shop und ERP. Doch durch die flexible Architektur beider Systeme sind Weiterentwicklungen möglich. Dank zahlreicher, frei verfügbarer Module kann man mit der rasanten technologischen Entwicklung problemlos Schritt halten.

Vorteile und Nutzen auf einen Blick

OX4AX_tabelleFazit

OXID4AX macht die Integration eines Shops ins Microsoft Dynamics AX zum Kinderspiel. Langwierige Implementierungsphasen gehören der Vergangenheit an. Der Mehrwert einer voll integrierten E-Commerce-Lösung liegt in der Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und langfristig im gesteigerten Umsatz. So wird der E-Commerce zum Erfolgsfaktor einer jeden Unternehmung.

Autor:

Anne-Rosenthal_blog_swAnne Rosenthal ist bei der ESYON GmbH die Spezialistin für Marketing und PMO. Bei der Entwicklung von OXID4AX war sie als PMO maßgeblich beteiligt und leistete mit der Evaluierung der Marktsituation die wesentliche Grundlage des Projektes. Als E-Commerce-Spezialistin betreut sie verschiedene Webanwendungen der ESYON GmbH aus Leipzig. Privat lebt sie ihren Beruf weiter und betreibt einen Blog rund um bunte Tassen, Familie und Leipzig.