Beiträge

Enge ERP-Shop-Integration: 5 Vorteile und die OXID Lösungen

Serie Teil III: Onlineshop und ERP-System – 5 Vorteile und die OXID4-Bundles

Im ersten Blogartikel zu unserer Onlineshop und ERP-System Serie, hatten wir uns damit befasst, wie Shop und ERP eine Einheit werden. Vollständige Integration oder Schnittstellenanbindung, das war die konkrete Frage. Der zweite Teil ging auf die 5 gängigen Herausforderungen ein, die in Integrationsprojekten zwischen Shop und ERP-System auftauchen.

Heute betrachten wir die Vorteile, die eine möglichst enge Verzahnung der Systeme mitsichbringt, und stellen in aller Kürze die OXID Lösungen vor, die genau dafür geschaffen sind: eine möglichst enge Interaktion zwischen Shop und ERP-System in kürzester Zeit und mit minimalem Aufwand zu schaffen, um die Effizienz zu fördern und Zeit und Kosten zu sparen. Was eine tiefgehende Integration bewirken kann, zeigen wir anhand folgender Punkte auf.

1. Umfängliche Funktionalität

Eine lose Softwareintegration bedeutet oft, dass Systeme nur das absolute Minimum an Daten austauschen, um funktionsfähig zu sein. Ein Grund dafür ist auch, dass inkompatible Funktionen der Programme sich gegenseitig behindern können. Oder es gibt bei einer Softwarefunktion kein Gegenstück in der anderen Software. Zwar lassen sich die Grundfunktionen ausführen, jedoch mehr fortgeschrittene Features, beispielsweise die automatische Abwicklung von Warenrücklieferungen durch den Webshop oder der One-Page-Checkout, funktionieren möglicherweise nicht.

Sind zwei oder mehr Anwendungen aufeinander feiner abgestimmt, haben Anwender und Hilfsservices bestmöglichen Zugriff auf deren Funktionalität. Ein Programm kann dann Daten des anderen Programms lesen und sie korrekt, präzise und schnell verarbeiten. Das führt dazu, dass der Funktionsumfang und die Potenziale beider Anwendungen bestmöglich ausgeschöpft werden. Eine händische Bearbeitung entfällt dadurch; auch Drittlösungen, die fehlende Funktionen ausgleichen, werden dann nicht mehr (so oft) benötigt.

2. Schnelle Anpassung an steigenden Bedarf

Steigt der Bedarf kurzfristig – sei es durch eine Rabattaktion oder saisonbedingte Nachfrage – sollten sich alle beteiligten Systeme an das höhere Arbeitspensum nahtlos anpassen; Stichwort Skalierbarkeit! Tauschen Softwaresysteme jedoch nur ein Minimum an Daten aus, wird die gegenseitige Abstimmung schwierig, die Gesamtleistung sinkt. Bei schwächerer Systemauslastung fällt das möglicherweise nicht weiter auf. Bei höherer Belastung kann das jedoch umso mehr zum Tragen kommen. Steigt die Anzahl der Bestellungen im Shop stark an, geraten manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen: die Bearbeitung verzögert sich, die Fehlerquote steigt. Im Gegensatz dazu ist die Leistung bei tief integrierten Softwaresystemen gut skalierbar. Die Kapazitäten lassen sich dadurch bestmöglich ausschöpfen.

3. Transparenz und schnelle Entscheidungen

Sind Softwaresysteme gut integriert, sind wichtige Informationen immer griffbereit. Mitarbeiter und Führungskräfte im Unternehmen sind jederzeit im Bilde und Prozesse lassen sich besser steuern. Beispielsweise können Artikel, die im Lager und in stationären Filialen verfügbar sind, vom ERP-System sofort in den Webshop übertragen werden. Dadurch lassen sich z. B. Warenbestände bei Engpässen besser steuern. Der aktuelle Renner im eShop ist möglicherweise ein Ladenhüter in einer stationären Filiale. Ein anderes Beispiel: Ändert der Kunde seine Adresse und gibt anschließend eine Bestellung auf, werden die richtigen Adressdaten mit der Rechnung im ERP-System zeitnah verknüpft. Andernfalls könnte es vorkommen, dass die Bestellung zwar ins ERP-System gelangt, die geänderten Kundendaten kommen dort jedoch erst viel später an. Das bedeutet oft, dass die Änderungen entweder händisch vorgenommen werden müssen, die Ausführung der Bestellung sich verzögert oder sie wird falsch ausgeführt.

Omnichannel Strategie wird gefördert

Wer sich heute nur auf einen Verkaufskanal konzentriert, verliert möglicherweise Kunden. Der Omnichannel-Ansatz, mit einer Präsenz auf möglichst allen relevanten Kanälen, setzt sich deswegen immer mehr durch. Damit diese Strategie jedoch effektiv funktioniert, ist eine enge Daten-, Anwendungs- und Prozessintegration die Voraussetzung. Denn nur so lässt sich ein umfänglicher Blick auf Kundenbedürfnisse gewinnen und Kundenloyalität sicherstellen. Ein Kunde kann beispielsweise ein T-Shirt im Online-Shop bestellen und es in einer stationären Filiale abholen bzw. dort wieder zurückgeben und zwischen einem Gutschein, einer Rückerstattung in Bar oder Überweisung wählen. Das geht jedoch nur, wenn Kunden- und Produktdaten zwischen den Kanälen eng verzahnt sind.

4. Weniger Fehler

Eine lose Integration bedient sich oft des Batch Processings. Dabei werden Daten nicht ständig, sondern von Zeit zu Zeit übertragen. Das führt zu Zeitverzögerungen beim Datentransfer. Eine Stornierung, die bald auf eine Shopbestellung folgt, gelangt dann möglicherweise erst ins ERP-System, wenn die Ware schon kommissioniert oder versendet wurde. Auch wenn Mitarbeiter des Shops dafür Sorge tragen, dass Stornierungen rechtzeitig manuell übermittelt werden, ist mit höheren Fehlerquoten zu rechnen. Eine tiefere Integration der Softwarekomponenten und die damit verbundene echtzeitgetreue Datenübertragung können solche negative Szenarien verhindern.

Ein weiterer Nachteil einer losen Anbindung: Die Systeme nutzen meistens unterschiedliche Datenbanken und somit auch verschiedene Begriffe. Als Beispiel weist die eShop-Software neuen Kunden eine Kundennummer zu, im Buchhaltungsmodul des ERP-Systems werden jedoch Debitorennummern zum selben Zweck vergeben. So kommt es schnell zu Missverständnissen und Fehlern. Bei einer engen Verzahnung hingegen teilen sich die Anwendungen zumeist die gleiche Datenbank. Dadurch sind nicht nur alle Änderungen in jedem System zeitnah abrufbereit, sondern es wird auch die gleiche Terminologie verwendet.

5. IT und Fachabteilungen profitieren

IT-Mitarbeiter werden entlastet

Kommt es bei Komponenten mit eigenen Datenbanken sowie Geschäfts- und Systemlogiken zu einem Fehler, wissen IT-Mitarbeiter oft nicht, wo man angesichts der vielen Systeme und Schnittstellen die Suche beginnen soll. Darüber hinaus sitzen bei einer losen Integration die Daten an unterschiedlichen Stellen. Bei Updates und Upgrades muss man sicherstellen, dass einzelne Datenbanken und Komponenten entsprechend aktualisiert und anschließend getestet werden. Das soll gewährleisten, dass sie auch weiterhin korrekt funktionieren. Darüber hinaus müssen Backups und andere Vorsichtsmaßnahmen individuell für jede Datenbank durchgeführt werden. Diese Tätigkeiten entfallen weitgehend, falls Softwaresysteme enger verzahnt sind. Das IT-Personal kann sich anderen, wichtigeren Aufgaben widmen.

Zusammenarbeit der Fachbereiche wird gestärkt

Arbeiten Abteilungen mit eigenständiger Software – z. B. die Buchhaltung eines Herstellers und der dazugehörige eShop – sind unterschiedliche Benutzeroberflächen im Spiel. Bedienungsunterschiede und inkonsistente Begrifflichkeiten erhöhen den Aufwand für Mitarbeiter, sich einzuarbeiten; Fehler, Verwirrungen und Konflikte kommen als Folge dazu.

Sind Softwaresysteme jedoch eng verzahnt und die Benutzeroberfläche einheitlich, verbessert das die Zusammenarbeit im Unternehmen und steigert die Produktivität. Viele Funktionen sind dann vereinheitlicht, zusammengefasst und lassen sich übergreifend mit einem Knopfdruck ausführen. Das vereinfacht die Einarbeitung und steigert die Akzeptanz.

ERP-System und Shop-Integration: die OXID4 Bundles

Die von uns in Zusammenarbeit mit Partnern entwickelten Webshop-ERP-System-Bundles, beinhalten viele der gerade beschriebenen Vorteile. Die Integrationslösungen sind für Produkte ausgewählter ERP-Hersteller erhältlich und normalen Schnittstellenanbindungen deutlich überlegen. Zu den unterstützten ERP-Systemen gehören Lösungen von SAP und Microsoft oder von kleineren spezialisierten Herstellern wie Prodatic.

Echtzeitdaten & Updatefähigkeit: Kernvorteile der OXID Bundles

Die Datenübertragung in Echtzeit bildet dabei einen der zentralen Vorteile. Beispielsweise können dadurch Produkt- und Kundenstammdaten zwischen dem Shop und ERP-System zeitnah übertragen werden. Auch die Übertragung von Produkteigenschaften, Artikelkategorien und Sortimenten sowie Aufträgen mit Auftragspositionen wird unterstützt. Kunden sehen ebenfalls ihre Bestellhistorie, die kanalübergreifend verfügbar ist und können Rechnungen im PDF-Format abrufen. Ob und in welcher Menge entsprechende Waren auf Lager sind, ist ebenfalls einsehbar. Dabei werden auch fortgeschrittene Preislogiken wie bspw. Staffelpreise unterstützt – echtzeitgetreue Preissynchronisation inklusive. eShop und das ERP-System können darüber hinaus gleichzeitig mit Updates bespielt werden.

Unterschiedliche Hostingoptionen

Die OXID Bundles können sowohl On-Premise als auch in der Cloud betrieben werden. Sie lassen sich in bekannten Clouds (z.B. AWS oder Azure) hosten. Seit kurzem bieten wir ja nun die OXID eShop Enterprise Edition auch in der Cloud an. Es handelt sich hierbei um eine Platform-as-a-Service (PaaS). Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass dadurch nicht nur der hardwarefreie Softwarebetrieb, sondern auch eine effiziente Anbindung und (Weiter-)Entwicklung des Ökosystems ermöglicht wird. Die Lösung ist dabei leistungsfähig und skalierbar.

Softwareintegration: Mandantenfähigkeit bringt noch mehr Vorteile

Echtzeitdaten sorgen dafür, dass die in der Enterprise Edition erhältliche Mandantenfähigkeit in OXID eShop noch mehr zum Tragen kommt. Dadurch lassen sich z.B. viele individualisierte Shop-Versionen bei zentraler Verwaltung betreiben. Aktuelle entscheidungsrelevante Daten sind dementsprechend in jedem Webshop gleichzeitig verfügbar und vervielfachen so den Nutzen.

Fazit Shop- und ERP-System

Unternehmen sollten eine möglichst enge Softwareintegration in Erwägung ziehen. Die OXID Bundles sind dafür eine hervorragende Lösung. Denn eine tiefgehende Verzahnung zwischen Webshop und ERP-System verbessert Arbeitsprozesse deutlich. Unter anderem bleibt dabei die Funktionalität der jeweiligen Softwaresysteme weitgehend erhalten. Webshop und ERP-System arbeiten im Tandem, stimmen sich schneller ab und sind viel leistungsfähiger. Außerdem geht die Anzahl der Fehler zurück, die hauseigene IT-Abteilung wird entlastet und die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen verbessert sich. Unsere ERP-Bundles greifen viele dieser Vorteile auf und kommen quasi schlüsselfertig daher. Sie haben sich in zahlreichen Projekten bewährt und vielen Kunden viel Zeit, Kosten, Kraft und auch Nerven gespart. Denn Integrationsprojekte bringen häufig unerwartete Herausforderungen mit sich. Wie speziell Ihre Anforderungen auch sein mögen, kontaktieren Sie uns. Wir haben eine Lösung.

Autor

Nicole Lipphardt OXID eSales AG

Nicole Lipphardt studierte Germanistik und Politikwissenschaft an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg. Über Umwege kam sie nach dem Studium zur Marketing Kommunikation bei GE Healthcare IT und später bei der Testo AG. Dort tauchte sie tief in die Facetten des Marketing ein. Ihre Leidenschaft für den redaktionellen Bereich lebt Nicole heute als Content Marketing Managerin bei der OXID eSales AG aus.

Wie werden Shop und ERP-System eine Einheit?

Serie Teil I: Onlineshop und ERP-System – Stolpersteine auf dem Weg des Erfolgsduos

Vollständige Integration oder Schnittstellenanbindung

Soll ein Onlineshop in das bestehende ERP-System integriert werden, muss die Frage nach dem Integrationsmaß zwingend beantwortet werden. Dabei reichen die Möglichkeiten von einer einfachen Anbindung bis zur vollständigen Integration mit Echtzeitsynchronisierung. Welche Lösung die bessere ist, hängt vom jeweiligen Fall ab.

Verwirrung um die Begriffe Integration und Anbindung

Die Begriffe Integration und Anbindung – bezogen auf Software – werden im Praxisalltag oft Synonym verwendet. Das sorgt oft für Verwirrung. Dabei gibt es zwischen ihnen erhebliche Unterschiede.

Integration bezeichnet in der Regel eine engere Verzahnung, die einerseits für eine hoch abgestimmte Zusammenarbeit der Anwendungen sorgt; andererseits aber auch zu Abhängigkeiten und Funktionsstörungen zwischen den Programmen führen kann.

Bei einer Anbindung mittels einer Schnittstelle handelt es sich hingegen um eine lockerere Form der Zusammenarbeit. Die Gefahr für Abhängigkeiten und Konflikte ist hier nicht so groß, dafür lässt sich aber auch die Funktionalität zwischen den Anwendungen nicht so fein abstimmten.

Was haben menschliches Zusammenleben und technische Integration gemeinsam?

Um die Unterschiede zwischen technischer Integration und Anbindung besser zu veranschaulichen, könnten Formen des zwischenmenschlichen Umgangs und Zusammenlebens als Vergleich herangezogen werden. Leben mehrere Personen in einem Haushalt etwa als Familie zusammen, ist ihre Lebensweise stark verzahnt und damit integriert. Funktioniert das Familienleben gut, unterstützen sich alle gegenseitig im Alltag und nutzen dabei z. B. auch viele Haushaltsgeräte und -einrichtungen gemeinsam. So profitieren die Haushaltsmitglieder von Synergien, dazu gehören Aufwands- und Kosteneinsparungen. Auf der anderen Seite erfordert diese Lebensform auch mehr gegenseitige Rücksicht, die die individuellen Spielräume einschränken kann. Das Konfliktpotenzial ist dadurch tendenziell höher als etwa zwischen Menschen, die allein leben.

Ganz anders sieht es aus, wenn eine Familie Unterstützung von außen anfordert, um ein spezifisches Problem zu lösen. Es kann sich dabei um einen Babysitter, eine Putzhilfe oder einen Handwerker handeln. Diese Personen führen eine Dienstleistung schnell und unkompliziert – und im Idealfall zur vollsten Zufriedenheit der Auftraggeber aus – und verlassen anschließend wieder das Haus. Dadurch sind sie in ihrer Zeit- und Lebensgestaltung nur minimal von der Familie in Frage betroffen. Sie müssen nicht so anpassungsfähig sein, wie die Familienmitglieder untereinander, genießen aber auch nicht die Vorteile des Familienlebens.

Integration von Shop- und ERP-Lösungen: Vor- und Nachteile

Wenn ein ERP-System und ein Onlineshop miteinander enger integriert werden sollen, werden zwei Software-Komponenten zu einer Einheit verschmolzen. Sie greifen dann auf gemeinsame Daten zu – die etwa in einer Datenbank abgelegt sind. Das hat mehrere Vorteile: Zum einen sind die Daten zwischen ERP-System und Onlineshop immer auf dem aktuellen Stand. Gibt jemand einen neuen Datensatz in die ERP-Software ein – z. B. eine Preisänderung eines Artikels – werden die Daten (fast) sofort in die Onlineshop-Software übertragen. Umgekehrt wird auch der Verkauf eines Artikels im Onlineshop echtzeitnah an das ERP-System gemeldet.

Eine Shopping Experience deluxe entsteht, wenn Shop und ERP-System zusammenarbeiten.
Die ideale Integrationstiefe zwischen Shop und ERP-System hat maßgeblichen Einfluss auf die Customer Experience

Darüber hinaus entfallen beim integrierten System viele Kosten. Der Pflege- und Wartungsaufwand ist oft geringer, weil beide Bestandteile viele gemeinsame Komponenten und Standards nutzen.

Eine stärkere Integration bedeutet allerdings häufig ein wesentlich komplexeres Projekt, da viele Prozesse und mehrere IT-Systeme ideal aufeinander abgestimmt werden müssen. Das Projektmanagement kann unter Umständen – z.B., wenn nicht sauber durchgeführt – zu einem erheblichen Zeitverlust und hohen Kosten führen. Außerdem kann die Tiefe der Integration auch dazu führen, dass bei einer der Lösungen oder auch bei beiden Lösungen ein Teil der Funktionalität ausfällt bzw. eingeschränkt wird. Beispielsweise könnte eine Software immer wieder abstürzen, weil sie sich mit der anderen Software bei einem bestimmten Vorgang nicht abstimmen kann.

Anbindung mithilfe einer Schnittstelle: Vor- und Nachteile

Ganz anders sieht es aus, wenn eine Lösung durch eine Schnittstelle angebunden wird. Hier findet keine enge Integration statt. Die beiden Lösungen bleiben selbstständig und tauschen spezifische, im Voraus festgelegten Daten aus. Ein Onlineshop und ein ERP-System könnten so weitgehend ihre Selbstständigkeit behalten. Das kann sinnvoll sein, wenn der technische oder ökonomische Aufwand der Integration zu hoch oder der geschäftliche Nutzen gering ist. Denn Schnittstellen sind oft auf die geforderten Fähigkeiten ideal programmiert, kommen schlüsselfertig daher, fügen sich nahtlos ein und wurden in der Regel in zahlreichen Projekten erfolgreich umgesetzt, ohne dass das Rad jedes Mal neu erfunden werden musste. Hier können z.B. alle am Tage im Onlineshop verkauften Artikel – etwa durch Anklicken einer Taste – ins ERP-System übertragen werden. Anbindungstiefe und -umfang lassen sich natürlich auch abstufen. So kann es durchaus angebracht sein, dass die Daten nicht einmal am Tag, sondern mehrmals täglich oder sogar in kürzeren Zeitabständen aktualisiert werden.

Schlüsselfertige Schnittstellen sind für ihren Einsatzbereich maßgeschneidert.
Schlüsselfertige Schnittstellen sind für ihren Einsatzzweck maßgeschneidert

Ein wesentlicher Nachteil einer solchen Vorgehensweise ist die Zeitverzögerung. Diese kann dazu führen, dass falsche Entscheidungen aufgrund nicht aktueller Daten getroffen werden. Das kann zur Verärgerung seitens der Kunden und zu Umsatzverlusten führen. Beispielsweise könnte auf der Webseite des Onlineshops ein Artikel noch als ausverkauft angezeigt sein, wenn die neue Lieferung bereits eingetroffen ist. Andersherum könnte auf der Webshop-Seite angegeben sein, dass bestimmte Artikel vorrätig sind, während sie in Wirklichkeit nicht mehr auf Lager sind. Wenn dann z. B. der Kunde ein zum Kindergeburtstag bestelltes Fahrrad nicht pünktlich bekommt, werden dadurch die Kundenloyalität und die Shop-Bewertungen in Mitleidenschaft gezogen.

Anbindung vs. Integration: weitere Punkte, die es zu beachten gibt

Weil ERP-Software heute noch oft lokal betrieben wird, der Onlineshop dagegen öffentlich, agieren beide Systeme in unterschiedlichen Netzwerken. Sie unterliegen deswegen auch unterschiedlichen Sicherheitsstandards. Ein Onlineshop muss – weil wegen öffentlichem Betrieb mehr gefährdet – höhere Sicherheitsstandards erfüllen, als ein lokales ERP-System. Dazu kommen möglicherweise unterschiedliche Betriebssysteme, auf denen die ERP- und die Webshop-Software laufen. Darüber hinaus muss ein Webshop häufig an zusätzliche Services, wie z. B. einen Payment-Service Provider angebunden werden. Diese Unterschiede und Anforderungen können unter Umständen den Aufwand einer Integration deutlich erhöhen.

Bei einer Anbindung mittels einer Schnittstelle sollte man andererseits beachten, dass der Datenaustausch vom Shop und der ERP-Lösung zumeist einen Datenverkehr zwischen zwei eigenständigen Datenbanken voraussetzt. Die Datenübertragung sollte deswegen verschlüsselt werden.

Fazit

Grundsätzlich sollte man sich auch bewusst sein, dass es neben einer vollen Integration und einer losen Anbindung mehrere Zwischenstufen gibt. Die Wahl der Integrations- bzw. Anbindungstiefe sollte das optimale Verhältnis zwischen den erwarteten geschäftlichen Vorteilen und dem Aufwand bzw. dem Risiko im Zusammenhang mit der Umsetzung und dem Betrieb einer gegebenen Software-Lösung bestimmen. Unternehmen sollten also vor Projektstart sorgfältig evaluieren, welches Szenario entsprechend der etablierten Prozesse und der vorhandenen IT-Umgebung das passende ist. Gute Praxisbeispiele, technische Szenarien bis hin zu schlüsselfertigen Lösungen gibt es reichlich. Allein das einzig wahre und für alle Bedürfnisse perfekte Set-up ist nicht am Markt verfügbar. Das muss jedes Unternehmen für sich selbst erarbeiten.

Autor

Nicole Lipphardt OXID eSales AG

Nicole Lipphardt studierte Germanistik und Politikwissenschaft an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg. Über Umwege kam sie nach dem Studium zur Marketing Kommunikation bei GE Healthcare IT und später bei der Testo AG. Dort tauchte sie tief in die Facetten des Marketing ein. Ihre Leidenschaft für den redaktionellen Bereich lebt Nicole heute als Content Marketing Managerin bei der OXID eSales AG aus.